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Auszug aus der
Vereinbarung zwischen den Vereinen:
Ressourcenbuendel e.V.
Perspektive e.V.
Arbeit für Leipzig e.V.
Bildung für Alle e.V.
Ausgangslage
Die Vorstände der o.g. Vereine sind ehrenamtlich tätig. Die Beschäftigung von unbefristet und ungefördert tätigen Personal wird grundsätzlich in naher Zeit nicht realisierbar sein. Das Tätigwerden von fluktuierenden Kräften, Vorstandsmitgliedern und Mitgliedern im Rahmen des Ehrenamtes erfordert jedoch, um Kontinuität, Zuverlässigkeit und Qualität zu sichern, fester Regularien und Festlegungen von Arbeitsabläufen, deren Dokumentation sowie regelmäßiger Überprüfung hinsichtlich der Einhaltung wie auch der Feststellung von Abweichungen und deren Korrektur. Mit den nachstehenden Vereinbarungen und Festlegungen wird auch Erfahrungswerten aus der jüngeren Vergangenheit Rechnung getragen.
Arbeitsgemeinschaft
Die Vereine bilden eine Arbeitsgemeinschaft um den formalen Anforderungen an eine Vereinswirtschaft Rechnung zu tragen und durch eine gemeinsame Vereinsorganisation die zu erfüllenden Aufgaben auf einem gesicherten und fest beschriebenen Qualitätsniveau zu erfüllen.
Bürogemeinschaft
Eine bereits operativ gebildete Bürogemeinschaft Hohenroda wird zu diesem Zweck hiermit konstituiert. Sie stellt einen freiwilligen organisatorischen Zusammenschluss dar. Die Zugehörigkeit zu dieser Bürogemeinschaft erklären die o.g. Vereine mit dieser Vereinbarung. Der Austritt aus der Bürogemeinschaft bedarf der Schriftform und ist an die jeweils drei anderen Vereine zu richten.
Aufgaben der Bürogemeinschaft
Mit der Bürogemeinschaft sollen folgende Aufgaben gesichert/gewährleistet werden:
• Sicherstellung des Büroalltages der Vereine, einschließlich Erreichbarkeit, Postbearbeitung und Aktenbewirtschaftung,
• Sicherstellung zeitnaher und ordnungsgemäßer Zahlungsabläufe einschließlich deren Dokumentation,
• Berücksichtigung und Einhaltung der erfolgten bzw. noch zu erfolgenden klaren Verantwortung der obersten Ebene und der nachgeschalteten Verantwortlichkeiten
• Berücksichtigung und Einhaltung von Regelungen zur
o Vertragsprüfung,
o Designlenkung
o Lenkung von Dokumenten
o Beschaffung
o Prüfungen, Prüfmittel und Umgang mit Prüfergebnissen
o Lenkung fehlerhafter Produkte und Korrekturmaßnahmen
o Qualitätsaufzeichnungen, interne Qualitätsaudits und Schulungen
Januar 2008